Beeindrucken Sie mit Ihrer stilvollen Korrespondenz
Stilvolle Briefe zu schreiben ist keine Kunst, sondern Handwerk. Man kann es lernen und ständig verfeinern. Jedes Schreiben, das Sie formulieren, ist Ausdruck Ihrer Persönlichkeit. Es zeigt, ob Sie mit anderen Menschen wertschätzend oder eher nachlässig umgehen. Die Art, wie Sie Ihre Geschäftskorrespondenz erledigen, prägt zugleich das Image Ihres Aufgabenbereichs mit. Gute Briefe zu verfassen ist also ein wichtiger Erfolgsfaktor Ihres Berufslebens. Deshalb lohnt es sich, ab und zu aus der Routine auszubrechen und mit neuen Augen zu sehen, was und wie man so schreibt. Auch an Ihrer Briefkultur werden Sie gemessen.
Das wissen Sie aus eigener Erfahrung: Bei einem Brief lässt sich schon auf den ersten Blick erkennen, ob jemand individuell angesprochen oder lieblos „abgefertigt“ wird. Ein Brief, der positive Emotionen auszulösen vermag, signalisiert Verständnis und Entgegenkommen. Mit staubtrockenen und geschäftsmäßigen Texten lässt sich das nicht erreichen. Zu beachten ist dabei auch, dass viele Schreiben von weiteren Personen gelesen und archiviert werden können. Ihre schriftliche „Visitenkarte“ sollte deshalb so optimal wie möglich formuliert sein.
Zeitgemäß formulieren
- Standardbriefe lassen sich nicht immer vermeiden, aber ansonsten sollte jedes Schreiben ein Unikat sein. Die meisten Geschäftsbriefe erfordern eine persönliche Ansprache. Dabei kommt es nicht nur auf den Inhalt, sondern auch auf eine „aufgeräumte“ Optik und den sprachlichen Stil an. Gegenüber dem veralteten Amtsdeutsch hat sich da einiges verändert. Prüfen Sie deshalb Ihre Schreiben, ob nicht doch noch antiquierte Formulierungen hängen geblieben sind.
- Vermeiden Sie Substantivierungen, so oft es geht
- Streuen Sie ab und zu Adjektive ein, zum Beispiel: „Ihr freundlicher Brief“, „ unser anregendes Gespräch“.
- Sagen Sie direkt, was Sie wollen. Liebenswürdig.
- Seien Sie ganz sparsam mit Füllwörtern, die den Lesefluss stören („eigentlich“, „sozusagen“, „relativ“, „absolut“, …)
- Auch Abkürzungen wirken unschön: z.B., ggf., u. U., o. g., evtl. Schreiben Sie diese Wörter aus.
- Beginnen Sie, wo immer möglich, mit Dank oder Freude: „Danke für Ihre schnelle Antwort“.
- Wortwiederholungen und Hilfsverben (ist, sind, werden) möglichst vermeiden
- Sparsam mit Fremdwörtern und Fachausdrücken umgehen
- Unschöne Wörter vermeiden wie: beinhalten, erfolgen, schlussendlich, letzterer, bräuchte. Auch das klingt nicht gut: „Wir wiederholen nochmals“ oder „Wie gesagt“.
- Um Wortwiederholungen zu vermeiden, benutzen Sie ein Wörterbuch der Synonyme, also der sachverwandten Wörter. Das erleichtert die Arbeit.
- Vermitteln Sie den Empfängerinnen und Empfängern Ihrer Schreiben nie das Gefühl, einen Fehler gemacht zu haben, selbst wenn es stimmt. Da werden diese leicht trotzig, denn Fehler gibt niemand gerne zu. Wörter wie: fälschlicherweise, falsch, versäumt, unverständlich und Satzteile wie: „erstaunt uns“, „ist Ihnen entgangen“ oder „Sie sollten wissen“ lassen Sie besser weg.
Ein freundlicher Schluss
- Auch der Schlussabsatz darf freundlich klingen, Dank und Freude ausdrücken.
- Die Schlussformel des Briefes sollte kreativ und individuell sein. Spielen Sie mit Ihrer Fantasie und variieren Sie den Gruß immer wieder, damit Ihr Schreiben nicht gleichförmig wirkt.
Darauf kommt es bei der Unterschrift an:
- Sie muss lesbar sein
- Ein Schreibgerät mit blauer Farbe hebt die Unterschrift vom Text ab
- Füllfederhalter und guter Filzstift wirken edler als Kuli
- Den Vornamen in der Unterschrift auszuschreiben ist persönlicher, beugt Missverständnissen und Rätselraten vor (Frau oder Mann?).
Ist Ihre Korrespondenz klar, liebenswürdig und erfrischend, können Sie in Ihrem Job zusätzlich punkten.
