Bei E-Mail-Korrespondenz gilt Seriosität genauso wie bei Briefen. Strotzt der Text vor Fehlern und ist der Ton ruppig, sind Sie beim Empfänger gleich unten durch. E-Mails werden oft zur Dokumentation ausgedruckt und auch von anderen gelesen, so dass besondere Sorgfalt angebracht ist. Nie abschicken, bevor Sie Ihre Mail noch mal Korrektur gelesen haben!
Antworten Sie auch nicht im Affekt, warten Sie lieber erst einmal, wenn Sie etwas ärgert. Mit kühlem Kopf können Sie angemessener reagieren. Sonst bereuen Sie vielleicht Ihre schroffe Antwort. Seien Sie möglichst nicht ironisch. Ironie lässt sich schwer vermitteln und wird oft falsch verstanden. Schreiben Sie kurz, vermeiden Sie vertrauliche Mitteilungen, achten Sie auf die richtigen Adressen und vergessen Sie nicht, Kollegen eventuell in das CC-Feld aufzunehmen, um den Informationsfluss sicherzustellen. Aber nicht einfach aus Bequemlichkeit einen großen Verteilerkreis wählen. Immer überlegen: Wer könnte Interesse an meiner Botschaft haben? Wer braucht sie?
Smileys gehören nicht in geschäftliche Mails. Schreiben Sie korrekt. Die erste E-Mail auf jeden Fall mit dem vollen Namen (und der Firma) unterschreiben. Neue Übermittlungstechniken und Dateiformate nur einsetzen, wenn sie von allen geöffnet werden können.
Ein Dank am Anfang oder Schluss macht sich immer gut, wenn es etwas zu danken gibt. Als Grußformel bieten sich heute durchaus Formulierungen wie „Sonnige Grüße aus München“ oder „Schöne Grüße aus dem Schwarzwald“ an. Das macht die Mails freundlicher und nicht so stereotyp. Absolut tabu: „Mit freundlichen Grüßen“ abkürzen (MfG).
